Eisenhower Kutusu

1953 ve 1961 yılları arasında 34.Amerikan Başkanı olarak görev yapmış olan Dwight Eisenhower, asker kimliğinin ötesine geçen ve günümüze kadar etkilerini sürdüren kimi adımların da sahibi olmuştur.

Amerika‘yı ziyaret etmişlerin hayranlıkla gözlemiş oldukları, eyaletler arası karayollarının inşasını başlatmış olmasından, Uzay Araştırmaları Ajansını (NASA) kurmuş olmasından veya Kore savaşını bitirmiş olmasından bahsetmiyorum.

Arkasında bir “soğuk savaş” stratejisi saklamış olsa bile, günümüzün internetinin başlangıcını oluşturan DARPA ajansının kurulmasını (1958) sağlamış olması ve iş dünyasına ünlü “kutularını” hediye etmiş olması, biz dünya vatandaşlarını etkileyen iki önemli vizyonudur.

(Günümüzün, "zaman yönetimi" ile ilgili olarak en büyük hastalıklarından biri olan “Erteleme” (Procastination),  sadece üretkenlik kaybına neden olmakla kalmıyor, aynı zamanda büyük bir mutsuzluk ve stres kaynağı da oluşturabiliyor. Bu hastalığın veya kaygı, tembellik, umursamazlık, kolaycılık sürecinin derinlemesine çözümlemesini başka bir yazıya “bırakarak”, üzerime düşen “ertelemeyi”  de yapmış olayım, ve bugün sadece kutulara odaklanayım.)

Ike (ailesi Eisenhower’ı Ike diye çağırdığından, ve kendisi de sanki bizim babamızın oğlu olduğundan, bulmacalara kadar girmiş bu lakabını yazımın devamında kullanmakta bir engel görünmüyorum), gerek askeri kariyeri boyunca ama daha çok da sivil yöneticiliği süresince, kendi erteleme hastalığının tedavisi ve zaman yönetimi ile ilgili zorluklarını aşarken kullandığı yöntemini, bu “kutular” ile kemikleştirmiş ve globalleştirmiştir.

Ike, bu tedavide “önceliklendirmenin” en önemli aşama olduğundan yola çıkarak, ilk iş olarak işleri “önemli” ve “acil” kutularına yerleştirmeyi öngörmektedir.İke’a göre etkili bir zaman yönetimi yapabilmek için işlerin yerleştirildiği bu kutularda ile ilgili olarak farklı farklı davranışlar yerleştirmek gerekiyor.

Eğer bir konu;

Önemli ve Acil ise ; hemen yapılmalı.. (Burada biraz suçluluk da var. Çünkü önemli bir konu da geç kalmış olmak affedilir bir şey değil.)

Önemli ama Acil Değil ise ; üzerinde düşünülmeli ve planlama yapılmalı. 

Önemsiz ama Acil ise ; bir başkasına delege edilmeli

Önemsiz ve Acil Değil ise ; hemen çöpe atılmalı veya unutulmalı (önemsiz bir işi en hızlı yapmanın yolu, onu hiç yapmamaktır)

İş dünyasındaki yöneticilerin bu kutulardaki zaman dağılımlarının soldaki şekilde olduğu ölçümlenmektedir.  (Kaynak, EFOM, European Foundation of Quality Management). Buna göre yöneticilerin değerli zamanlarının %60’lık bir bölümünün “önemsiz” olarak tanımlanan gruptaki işlere harcandığını ve bu nedenle de önemli işlerin zamansızlıktan dolayı kalitesinin azaldığı gözlenmektedir.

Bu gözlem grubun içerisindeki başarılı yöneticilerin ise, önemsiz işlere harcadıkları zamanı 20% seviyesine düşürebildikleri ölçülmektedir. Zira bunu sağladıkları zaman kaliteli işgüçlerini de %80’lik zaman dilimine kavuşturabilmektedirler..Yeşil alandaki işler bizlerin temel önceliği olmak durumundadır, çünkü diğer önemsiz olan işler “erteleme” hastalığı ile birleştiğinde, zamanımızın çok büyük bir bölümünü verimsiz kılmaktadır.

İlk yapacağımız iş; bir konu bize geldiğinde onun önemine karar vermektir. Önemli işlerin tamamı bizimdir. Bu grubu kurduktan sonra, ve önemsizleri ayıklayabildikten sonra da, onların sadece acil olanlarını bir arkadaşımıza/çalışanımıza/asistanımıza delege etmeyi denemeli, geri kalanları ise anında unutmalıyız.

Unutmamalıyız ki, önemsiz işleri klasman dışında tutup uzaklaştırmanın en etkili yolu, “hayır” diyebilmekten geçmektedir. "Hayır diyebilmek" becerisi, kolay edinilen bir beceri olmadığından, çok uzun çalışma ve bazı çatışmaları da göze almayı gerektirmektedir.

Bu önceliklendirmeyi sadece iş yaşamımız için düşünmek zorunda da değiliz. Kendimize, ailemize ve sosyal çevremize ayırdığımız zamanları da daha verimli kılma şansını bize yine bu kutu alışkanlığı sağlayacaktır.

Sahiplenerek, planlayarak, özveri ile çalışarak ve en iyisini/mükemmelini hedeflediğimiz önemli işlere, ki amacımız bunların bizim zamanımızın %80’ini kapsamasıdır, ayıracağımız kaliteli zamanın, bizlerin mutluluk ve tatmin duygularımızı besleyerek, hedeflerimize ulaşma başarımızı garanti altına alacağını da asla unutmamalıyız.

Bir konu eğer “acil” ise, bir şekilde içinde “geç kalınmışlık” vardır… Zamanımızı daha iyi planlayarak ve yöneterek, önceliklerimizi rafine ederek acil işleri çok öncesinden azaltabilmek ve stressiz, baskısız bir yaşam yaratabilmek mümkün.

Tüm yapmaya çalıştığımızın, iş yaşamımızdaki verimliliği arttırmak ve boşaltabildiğimiz zamanlara bizi "insan" yapan değerlerimizi ve konularımızı taşımak olduğunu hatırlamakta yarar var. İşimizdeki verimsizlik alanları bizlerin çalışma saat ve sürelerini taşırarak tüm yaşamımızda olumsuz zaman baskıları kurduğunu bilmeliyiz. Bitiremediğimiz tüm işler, o günün sonunda yatıncaya kadar bizimle birlikte olacak ve onlardan sadece uyuyabilince kurtulacağız. Yaşam kalitemizin önündeki engel olan iş yaşamındaki "verimlilik" konusu sırf bu nedenle hafife almaya gelmez.

Önümüze gelecek ilk işe soracağımız soruyu artık biliyoruz.

“- Sen ve sonuçların benim hedeflerim için ne kadar önemlisin ?”

Ayrıca, ayıklayacağınız ilk "önemsiz ve acil olmayan" işi reddederken duyacağınız mutluluk sizi dakikalarca gülümsetecektir. Hazır olun....